Lợi cả đôi đường

“Thực tế, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ giảm tới 70% các bước quy trình phát hành; 90% các tranh chấp liên quan đến hóa đơn và tiết kiệm đến 80% chi phí cho mỗi hóa đơn, cũng như thời gian để vận hành”, ông Dương Duy Bảy, Trưởng phòng Tuyên truyền và Hỗ trợ người nộp thuế (Cục Thuế tỉnh) khẳng định.

Là đơn vị chuyên cung cấp thiết bị nước, điện dân dụng, công nghiệp, tư vấn đầu tư lắp đặt hệ thống điện năng lượng mặt trời trên toàn quốc, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Phú Mỹ, phố 12, phường Nam Thanh, TP. Điện Biên Phủ đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để tiết kiệm thời gian phục vụ khách hàng. Thao tác trên máy vi tính chưa đầy 1 phút, chị Nguyễn Thị Phương - kế toán Công đã xử lý xong một hóa đơn cho khách hàng. Đây là một ưu điểm mà trước đây khi còn sử dụng hóa đơn giấy, bản thân chị chưa bao giờ nghĩ tới. Chị Phương chia sẻ: “Không những tiết kiệm thời gian, mà tất cả chi phí liên quan đến quá trình hoàn thành, in ấn, lưu trữ hóa đơn đều được tiết giảm xuống mức thấp nhất. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong việc giảm áp lực cho bộ phận kế toán như chúng tôi”.

Từ tháng 10/2019 trở về trước, khi đơn vị còn sử dụng hóa đơn giấy, trong quá trình thực hiện không tránh khỏi sai sót về tên hàng hóa, ngày tháng nhập vào, xuất ra. Mỗi lần như vậy, bộ phận kế toán buộc phải hủy và dùng hóa đơn khác thay thế. Thế nhưng, từ khi đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử, hạn chế này đã được khắc phục hoàn toàn. Bộ phận kế toán chỉ cần chỉnh sửa văn bản trên máy tính là hóa đơn được chấp thuận. Hóa đơn điện tử không những hạn chế được sai sót, mà chi phí in ấn cũng được tiết kiệm, giảm xuống mức thấp nhất. Nếu trước đây, cùng một khách hàng, đơn vị phải mất 3 “liên” (hóa đơn giao dịch, hóa đơn gửi cơ quan thuế, hóa đơn lưu trữ), nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử chỉ cần 1 “liên” và các thao tác trên máy vi tính là hoàn thành. Việc tiết giảm chi phí, thời gian trong thực hiện hóa đơn hàng hóa, kê khai thuế… đã giúp đơn vị có nhiều thời gian phục vụ khách hàng, từ đó, nâng cao hiệu quả hoạt động, nộp ngân sách Nhà nước.

Cũng là một đơn vị tiếp cận với hóa đơn điện tử khá sớm trên phạm vi toàn tỉnh, Công ty TNHH Giống nông nghiệp Trường Hương hài lòng với những tiện ích mà dịch vụ này mang lại. Theo chị Nguyễn Thị Thanh, kế toán Công ty thì tiện ích nhất trong sử dụng hóa đơn điện tử là tiết giảm thời gian thực hiện. “Khi sử dụng hóa đơn giấy, chúng tôi phải mất rất nhiều thời gian, thậm chí là hàng giờ đồng hồ mới xuất được một hóa đơn cho khách. Với hóa đơn điện tử, chỉ cần 1 phút, chúng tôi đã có thể xuất được hóa đơn. Khách hàng vừa đặt đơn hàng xong, lập tức biết giá trị của đơn hàng và biết mình phải thanh toán là bao nhiêu. Hiệu quả cả hai bên đều nhận thấy nên ai cũng hài lòng”.

Nói về tiện ích của hóa đơn điện tử, ông Nguyễn Thanh Trường, Chủ tịch Hội đồng Thành viên Công ty TNHH Giống nông nghiệp Trường Hương cho biết: “Việc tiết giảm thời gian còn thể hiện ở chỗ nếu trước đây sử dụng hóa đơn giấy, mỗi lần doanh nghiệp cần xuất hóa đơn mà giám đốc đi công tác, bộ phận kế toán phải chờ đợi. Còn sử dụng hóa đơn điện tử, với việc áp dụng chữ ký số, trường hợp lãnh đạo đi công tác, chỉ cần kế toán trưởng duyệt là Công ty có thể xuất hóa đơn một cách nhanh chóng”.

Theo ông Dương Duy Bảy, hiện toàn tỉnh có 346 tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Hiện tại việc sử dụng hóa đơn điện tử được áp dụng theo Nghị định số 51 và Nghị định số 119 của Chính phủ. Thông thường, thời gian để cơ quan thuế có được kết quả đối chiếu hóa đơn là khoảng 10 ngày làm việc. Tuy nhiên, khi sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin về hóa đơn của doanh nghiệp được cập nhật tại cơ quan thuế một cách liên tục nên chúng tôi có ngay thông tin về doanh thu, chi phí hàng ngày của các đơn vị. Nhờ đó, cơ quan thuế sẽ kịp thời phát hiện ra những bất thường (nếu có) khi doanh nghiệp xuất hóa đơn.

Các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đã giúp ngành Thuế từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, đồng thời, hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế, phân tích rủi ro doanh nghiệp một cách chính xác hơn. Việc triển khai hóa đơn điện tử cũng góp phần ngăn chặn việc sử dụng trái phép hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích. Từ đây, cơ quan thuế từng bước khắc phục tình trạng làm giả, gian lận hóa đơn, ảnh hưởng tới uy tín của các doanh nghiệp làm ăn chân chính.

Có thể khẳng định, hóa đơn điện tử là giải pháp hữu hiệu mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Việc chuyển đổi từ giao dịch sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là yêu cầu tất yếu của một hệ thống thương mại hiện đại, minh bạch.